Más Social Media y menos “cc”

Por Pilar Orti.

¿Cuánta gente conoces que se queja del número de e-mails que reciben al día? ¿Cuántos de tus e-mails son parte de la conversación entre otros donde tu nombre aparece junto al ¨cc¨? De hecho, ¿has pensado que en tu afán de mantener al día a los miembros de tu equipo puedes estar saturando los buzones de entrada de otros?

¿La solución? El Social Media.

El miedo y la desconfianza hacia estas herramientas están desapareciendo. Así que ¿por qué no usarlas para mejorar la comunicación en tu equipo, sobre todo si tienes pocas ocasiones de ver a los demás en persona? Te propongo tres modos diferentes de comunicarte con tu equipo que pueden sustituir al e-mail. Espero que estas propuestas te sean de utilidad tanto si estás a cargo de un equipo como si simplemente disfrutas de trabajar con tus compañeros. Todo lo que te sugiero puede hacerse en la web, pero de modo privado.

Abrir un blog personal

Este modo de comunicación puede serte útil si tienes que comunicarte con una gran cantidad de gente. Si escribir te ayuda a pensar o si tu equipo está pasando por un momento de cambio e incertidumbre, un blog te puede ayudar a mantener a los miembros de tu equipo al día. Los demás podrán compartir sus opiniones, ideas y preguntas dejando comentarios en el blog.

Richard Sambrook, que fue director de la división de noticias globales de la BBC, usaba su blog para comunicarse con las 2,500 personas que trabajaban para él. En el blog no solamente comentaba asuntos de la BBC y desmentía rumores, sino que también analizaba y comentaba eventos y noticias actuales. Esto le ayudó a consolidar su reputación como profesional y también a parecer más accesible. Gente que quizás nunca le habría ni dicho hola por el pasillo, ahora se paraba a comentar lo que opinaba sobre su último post.

En el blog puedes incluir acontecimientos de la semana anterior, eventos importantes dentro de la empresa y decisiones a nivel empresarial o nacional que afecten a los objetivos y actividades de tu equipo.

Blog de grupo

El blog de grupo puede ser útil durante proyectos donde las responsabilidades y actividades de cada uno dependan de las de los demás. Si no es posible reunirse una vez a la semana, cada persona puede mantener al corriente al resto del grupo de sus avances mediante posts en el blog. El blog de grupo puede resultar mejor que los e-mails: toda la información estará en un sitio y cada persona puede acceder a él cuando pueda y quiera, sin saturar las bandejas de entrada o las alertas del smartphone de turno.

Esta mañana le comentaba el contenido de este post a una amiga que trabaja para la división europea de una multinacional. “El problema con tener una plataforma así -me ha dicho- es que puede ser difícil encontrar un post que viste hace tiempo”. Tiene razón, y para eso es importante que todos los miembros del equipo sepan el cómo y el por qué de usar un blog. Un modo de facilitar la búsqueda, por ejemplo, sería mediante el uso de las etiquetas o categorías. Estas son asignadas a cada post, con el nombre del proyecto, quién lo ha escrito o el asunto. Poniendo un “widget” en la columna del blog que haga un listado automático de las categorías (y haciendo un uso correcto de ellas por parte del equipo), se podrá encontrar el contenido fácilmente.

Twitter

Si te interesa que tu equipo esté al día de lo que pasa en tu industria, empresa o en el mundo, Twitter es la herramienta ideal para conseguirlo. Esta plataforma de “microblogging” está llena de profesionales compartiendo artículos, noticias y opiniones sobre todo tipo de temas, 24 horas al día. Para ello cada miembro del equipo tendrá que abrirse una cuenta en Twitter. Será necesario pensar si quieren abrirla bajo su propio nombre o un pseudónimo. Las cuentas pueden ser privadas, lo que quiere decir que cada persona tendrá que aceptar a sus seguidores antes de que puedan leer tus “tweets”.

¡PELIGRO! Twitter se puede convertir fácilmente en un ladrón de tiempo, así que continúa leyendo a tu riesgo. Una vez que abres una cuenta en Twitter, puedes “seguir” a los otros líderes de tu industria, a la competencia, a publicaciones, revistas, periódicos, etc.

Con la función de “retweet” (RT) puedes reenviar el artículo a tus seguidores, es decir: a los miembros de tu equipo. Te pongo aquí un ejemplo. Imagínate que trabajas para una empresa de electrodomésticos, en el departamento de marketing. Puedes seguir a la competencia (Phillips, Unilever, Braun), a la cuenta de tu propia empresa y a Marketingdirecto.com. Además sigues a Richard Branson, a otros emprendedores y a TLB Comunicaciones.

Tú y tu equipo habéis estado dándole vueltas a si deberíais tener más presencia en las redes sociales. Un día recibes un tweet de Phillips que dice “Enhorabuena Félix Díaz, por ser el primer premiado en nuestra competición I love Phillips“. Haces un RT a tu equipo, con la pregunta: “¿Qué os parece?” Seguido, recibes un tweet de Mashable con un artículo acerca de las cinco empresas que más deben a las redes sociales el incremento de ventas. También se lo mandas a tu equipo. Dos semanas más tarde, cuando volvéis a reuniros, algunos miembros de tu equipo no sólo han leído el artículo, sino que lo han digerido y tienen propuestas concretas de cómo usar Facebook y Twitter para lanzar el nuevo producto.

Estos tweets no tienen por qué ir a la bandeja de entrada de nadie. Se quedan en la página de Twitter de cada uno en la aplicación para móvil. También se pueden identificar con hashtags (#), que son como las categorías de los blogs. La gran limitación que tiene Twitter es que solo se pueden escribir mensajes de 140 caracteres, pero este puede ser una ventaja en vez de una limitación.

Hemos llegado al final de este post. Soy consciente de que no he explicado a fondo cómo sacar lo mejor de Twitter y los blogs, pero también soy consciente de que el tiempo es oro. Si quieres más información concreta o tienes alguna pregunta, haz un comentario en este post. Si te gusta la idea de usar los blogs o Twitter para mejorar la comunicación en tu equipo, mándame un e-mail y te puedo dar un par de ideas, e incluso una propuesta de cómo trabajar juntos.

Y por último, antes de escribir el nombre de alguien en la línea del CC, piensa: ¿Es necesario, de verdad, que esta persona reciba esto?

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Pilar Orti es la fundadora y directora de Unusual Connections. Acaba de lanzar un proyecto en Madrid para ayudar a las empresas a fortalecer sus equipos y desarrollar sus habilidades a la vez que practican el inglés, a través de TeamBuilding Madrid. Si quieres contactar con Pilar, lo puedes hacer a través de la página www.teambuildingmadrid.biz o dejando un comentario en este blog.

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